Според управителя на сервизния център Юха Лаулумаа, основният фактор за безпроблемен сезон е предварителното планиране на процеса и осигуряването на еднаква практика на обслужване на всеки клиент. Процесът се планира до най-малкия детайл: например, ако двама души работят на един подемник, всеки от тях трябва да е наясно с разделението на задачите – до последното ниво на затягане на болтовете.
"По принцип всички служители трябва да имат ясен набор от задължения, особено когато са наети сезонни работници. Ако има сезонни работници, трябва да помислим също какъв е рационалният брой хора за наличните места за обслужване."
Добро планиране – по-щастливи клиенти
Тъй като сезоните на Скандинавския полуостров настъпват внезапно и са много наситени, целта е да се погрижим клиентите на хотела за гуми да сменят гумите си навреме, като им изпратим текстово съобщение с предложения за насрочване на час.
"Така планираме сезона, балансираме най-голямата сезонна натовареност и осигуряваме по-голямо удовлетворение на клиентите, тъй като показваме загриженост и искаме да им служим по най-добрия начин."
Докато гумите са в хотела извън сезона, измерваме дълбочината на протектора. Така можем да се свържем с клиентите, които имат нужда от нови гуми, преди сезонът да започне. Осъществяването на продажбите преди сезона ни помага да балансираме сезонната натовареност и да облекчим работата във върховите моменти.
Внимателното планиране на времето е от първостепенна важност и от гледна точка на клиента се възприема като точност. Когато знаем точно времето, необходимо за смяна на гуми, тогава е много по-лесно да насрочим часовете така, че да можем да лесно спазим графика и да не караме клиентите да прекарват ненужно време в чакане. А ако оставим известен промеждутък в графика, си осигуряваме време да се справим с изненадите.
Когато графикът може да бъде спазен и процесите са ефективни, не само работата тече гладко, но и обслужването е по-добро, което се превръща в добавена стойност за клиента: когато работата е извършена съгласно договореното и ценното време на клиента не е загубено в чакане, имаме възможност да печелим повече.
Подготовката за извънредни ситуации улеснява работата през сезона
При подготовката на сезона е добре да се подготвим и за различни извънредни обстоятелства: например ако някой от работниците се разболее, да сме наясно какво ще направим, или ако клиентът има специални изисквания, да се погрижим ги да изпълним и да знаем как.
Ако услугите включват и поддръжка на автомобила, е добре да планираме предварително предложенията за сезона, за да сме сигурни, че ще се справим през най-натоварените седмици на сезона.
Важна част от гладкото протичане на сезона несъмнено са щастливите служители. Смените през натоварения сезон са тежки, но ако осигурим закуски и освежителни напитки, или ако организираме друга дейност за повдигане на духа, ще облекчим тежките смени и ще повишим настроението на всички. Доброто настроение оказва пряко въздействие върху качеството на обслужване.
"Ориентирането към използване на подходящи машини и грижата за служителите се отплащат, тъй като подобряват безопасността и повишават удовлетворението на клиентите."